Dobre biuro rachunkowe pilnuje terminów, podpowiada, jak legalnie płacić mniejsze podatki, i reprezentuje firmę przed urzędem. Złe – naraża na odsetki i kary. Oto, na co zwrócić uwagę przy wyborze.
1. Ubezpieczenie OC
Biuro rachunkowe musi mieć obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Poproś o kopię polisy i sprawdź sumę ubezpieczenia. To podstawowa ochrona, gdy biuro popełni błąd.
2. Umowa i odpowiedzialność
W umowie powinny być: zakres usług, terminy przekazywania dokumentów, zasady odpowiedzialności za błędy (np. pokrycie odsetek i kar), wynagrodzenie i warunki wypowiedzenia. Unikaj umów, w których biuro wyłącza odpowiedzialność za wszystko.
3. Zakres usług
- księga przychodów i rozchodów, ewidencja ryczałtowa albo pełna księgowość,
- rozliczenia VAT i pliki JPK,
- kadry i płace, rozliczenia z ZUS,
- obsługa e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur,
- reprezentacja podczas kontroli.
4. KSeF i cyfrowy obieg dokumentów
Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowy dla firm, więc warto wybrać biuro, które ma doświadczenie w jego obsłudze i pracuje na dokumentach elektronicznych. Aktualne terminy i zasady znajdziesz na podatki.gov.pl – KSeF.
5. Doświadczenie w Twojej branży
Biuro, które obsługuje podobne firmy, zna typowe koszty, ulgi i pułapki. Zapytaj o przykładowych klientów z branży.
6. Cena
Cena zależy od liczby dokumentów, formy księgowości, VAT i liczby pracowników. Uważaj na bardzo niskie stawki, za którymi kryją się dopłaty za każdą „dodatkową” czynność. Poproś o cennik na piśmie.
Pytania, które warto zadać
- Kto konkretnie będzie prowadził moje księgi i jak się z nim kontaktować?
- Do kiedy mam dostarczać dokumenty?
- Czy dostanę co miesiąc informację o podatkach i składkach do zapłaty?
- Jak biuro zabezpiecza dane i dokumenty?
- Co się dzieje z dokumentacją po rozwiązaniu umowy?
Najczęściej zadawane pytania
Czy księgowa musi mieć certyfikat?
Od 2014 r. usługowe prowadzenie ksiąg nie wymaga certyfikatu Ministerstwa Finansów, ale wymaga ubezpieczenia OC.
Biuro rachunkowe czy księgowość online?
Księgowość online jest tańsza przy prostej działalności. Przy pracownikach, VAT i nietypowych transakcjach lepiej sprawdza się biuro.
Kto odpowiada za błąd księgowej?
Wobec urzędu odpowiada przedsiębiorca, ale na podstawie umowy może dochodzić od biura zwrotu odsetek i kar.
Zdjęcie główne: Półki na dokumenty na biurku w biurze. Fot. Khairil Yusof, Wikimedia Commons, CC BY 2.0.
Czy ten tekst był pomocny? Oceń go
Nikt jeszcze nie ocenił tego tekstu.
Tekst został utworzony przy pomocy sztucznej inteligencji (modeli językowych).
